Du arbeitest an mehreren Projekten gleichzeitig, während Dir Dein Chef zwei neue Aufgaben auf den Schreibtisch legt. Und während Du noch telefonierst, kommen drei neue E-Mails rein, die sofort beantworten werden sollen. Du versuchst heute rechtzeitig aus dem Büro zu kommen, aber Dein Kollege schaut noch kurz vorbei und möchte etwas von Dir wissen, und Deine To-do-Liste ist wiedermal länger geworden.

Du jonglierst Aufgaben und Verpflichtungen in einer Art und Weise, dass Du damit im Zirkus auftreten kannst? Herzlichen Glückwunsch, Multitasker!

Multitasking – Darum solltest Du es vermeiden

Dabei liegen die Gründe, warum man nicht multitasken sollte, klar auf der Hand:

  • Multitasking ist weniger effektiv, weil unser Gehirn nicht dafür gemacht ist zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu schalten.
  • Multitasking ist aufwendiger und darüber hinaus verursacht es mehr Stress und Fehler.
  • Multitasking kann einen „verrückt“ machen. In einer Welt die ohnehin chaotisch ist, sollten wir den Überblick behalten und eine kleine Oase der Vernunft und Ruhe bilden.

Multitasking – So kannst Du es vermieden

Im Grunde ist es ganz einfach, wenn man systematisch an die Sache herangeht. Hier also ein paar Tips wie man NICHT multitaskt:

  • Erstelle To-do-Listen für verschiedene Aufgaben (z.B.: Telefonate, Computer, Einkauf, Zuhause, Warten auf, etc.), abhängig von Deiner eigenen Situation.
  • Nutze ein Sammelwerkzeug (Notizbuch oder eine App) in dem Du alles aufschreibst, was erledigt werden muss.
  • Richte Dir eine physische und elektronische Inbox ein, in der Du alle Dinge ablegst, die physisch oder elektronische bei Dir ankommen.
  • Plane Deinen Tag in Blöcken. Lasse zischen den Blöcken Freiraum, um kurzfristige Aufgaben (dringende, fremdbestimmte Aufgaben) erledigen zu können. Versuch es mit halbstündigen oder stündlichen Blocks, abhängig davon was für Dich funktioniert. Oder versuche 45 Minuten Blocks mit 15 Minuten für den täglichen Kleinkram zwischendurch.
  • Beginne jeden Tag mit der allerwichtigsten Aufgabe. Mache nichts anderes, bis diese Aufgabe erledigt ist. Mache eine kleine Pause und starte dann die zweitwichtigste Aufgabe. Wenn Du zwei bis drei dieser Aufgaben zu Beginn des Tages erledigt hast, erreichst Du nicht nur schneller Deine Ziele, sondern der Rest des Tages läuft einfacher und Du fühlst Dich besser.
  • Wenn Du an einer Aufgabe innerhalb Deines geplanten Blocks arbeitest, schalte alle möglichen Quellen für Ablenkungen ab. Schalte E-Mails, das Mobiltelefon und das Internet aus. Fokussiere Dich auf diese eine Aufgabe und versuche diese abzuarbeiten, ohne an andere Aufgaben zu denken.
  • Wenn Du den Drang verspürst doch Deine e-Mails zu prüfen oder zu einer anderen Aufgabe überzugehen, konzentriere Dich erneut. Atme tief durch. Fokussiere Dich neu und kehre zurück zu Deiner ursprünglichen Aufgabe.
  • Sollten doch neue Aufgaben Deine Aufmerksamkeit erlangen, platziere diese in der Inbox oder notiere diese in Deinem Sammelwerkzeug. Dann konzentriere Dich sofort wieder auf Deine ursprüngliche Aufgabe.
  • Immer wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, gehe Deine Inbox durch und schaue, ob Du eine neue Aufgabe auf eine Deiner To-do-Listen setzen kannst und ob dies Auswirkungen auf Deinen Tages- oder Wochenplan hat. Ich empfehle die Innboxen regelmäßig nach einem festen Zeitplan zu überprüfen.
  • Selbstverständlich gibt es Situationen, wo eine Unterbrechung nicht nur dringend, sondern auch wichtig ist, so dass Du Deine aktuelle Aufgabe unterbrechen musst. In diesem Fall, mach Dir unbedingt Notizen, wo Du die Aufgabe unterbrichst und wie Du weiter machen willst. Packe die Notizen in einen dazugehörigen Aufgaben Ordner. Wenn Du dann wieder zu der ursprünglichen Aufgabe zurück kehrst, kannst Du den Aufgaben Ordner zur Hand nehmen, und genau wieder da ansetzen, wo Du aufgehört hast.
  • Mach ab und zu Pausen, atme tief durch und entspanne Dich. Genieße das Leben. Gehe in die Natur und halte Dich geistig und körperlich gesund.

Die Umsetzung

Meine Empfehlung: Fange klein an, Schritt für Schritt. Vielleicht startest Du mit der To-do-Liste, dem Sammelwerkzeug und der physischen und elektronischen Inbox. So habe ich auch angefangen. Wenn Du Dich daran gewöhnt hast, kümmere Dich um den nächsten Punkt. Nach der Gewöhnung weiter und weiter. Das Tempo bestimmst Du.